行業(yè)資訊

對場地星級是否有要求

這取決于你這場活動想要達到的目的，是公司內(nèi)部的，還是面向客戶的，是否需要做一下面子工程、形象工程，看你的需求。五星級豪華酒店肯定環(huán)境好、服務(wù)優(yōu)，當然這一切也同樣會體現(xiàn)在價格中。

對場地位置、交通是否有要求

這取決于你來參會的嘉賓，如果是公司內(nèi)部同事參與，那就選擇離公司近的酒店；如果是外賓多的，就選擇使館區(qū)附近的酒店；如果是全國各地趕來參會的客戶，可以選擇離機場或火車站近的酒店。還要看來賓的出行方式，如果地鐵多就優(yōu)選離地鐵近的。也可以按照商圈來選擇，大望路國貿(mào)商圈、望京商圈、建國門東單商圈、西單金融街商圈、中關(guān)村商圈、亮馬橋三元橋商圈等等，還可以按照二環(huán)沿線、三環(huán)沿線、四環(huán)沿線來找酒店。

對會場的要求（挑高、面積、裝修風(fēng)格、新舊程度等）

這取決于你的活動類型，挑高矮的3米及以下的只適合普通的會議，挑高矮確實看起來不夠大氣。如果是個啟動儀式、發(fā)布會之類的，建議選擇挑高6米左右的廳，現(xiàn)場才可以出效果。如果是商務(wù)會議，就不要找那種90年代裝修風(fēng)格，老接婚禮宴會的廳。一般裝修不超過5年的廳都比較顯新，審美也符合現(xiàn)代大眾審美。

確定好活動日期，和酒店簽了合同，就不要更改

更改活動時間，會給酒店出租場地帶來麻煩，造成空置率，而一般酒店都會收取違約金作為代價讓違約方買單。即便趕上管理沒那么嚴格的酒店，幫你往后延期，恐怕近期的好日期也都預(yù)定出去了，所以在和酒店簽合同的時候，一定確定好時間，特別是和這場活動邀請的重要嘉賓確定好。

確定好活動日期、活動場所，要向公安機關(guān)進行報批

為了確?；顒拥捻樌M行，在活動開始前需向場地所在的公安機關(guān)進行活動報批。一般情況下，人數(shù)超過50人以上的活動均需報批，人數(shù)較多的活動還需配備安保設(shè)施跟安保人員。有些人可能會認為不進行報批也沒有什么影響，辦一場活動最重要的就是安安全全、順順利利的完成，所以千萬不要存在僥幸心理，或者嫌麻煩不進行報批，不然活動當天被叫停可就不劃算了。

需邀約媒體的活動需提前向公安機關(guān)報備  

大多數(shù)主辦方辦一場活動，最終目的是想要更多的人看到公司成果，有些活動就需要邀請媒體到場，那么需要有媒體到場的活動，不分邀請媒體的多寡，一律需要向公安機關(guān)進行報批。

《消電檢報告》核查出具

LED屏、燈光、音響是一場活動的必需品，設(shè)備的正常運作需要大量的電力支持。一般情況下，進場搭建前都會對設(shè)備及用電量進行全面檢測，消除火災(zāi)安全隱患，以保證活動安全、順利的進行。很多酒店都要求活動主辦方在活動搭建完畢后，可以出具有消防局蓋章認可的《消電檢報告》，請相關(guān)部門的專業(yè)人員，到場進行線路搭建情況，確保無問題后，現(xiàn)場填寫《消電檢報告》并蓋章?！断姍z報告》的核查出具會因所選的機構(gòu)不同而會產(chǎn)生幾千元不等的核查費用。

與酒店確定搭建時間

活動搭建時間需與酒店具體協(xié)調(diào)，一般情況下，活動前一天會場如果沒有活動，晚7點后便可進場搭建，如果有活動，要等前一場活動結(jié)束，撤場完畢后再進場搭建。具體搭建時間需要與酒店確認好，再告知搭建方，充分溝通協(xié)調(diào)好，才可保障搭建的順利進行。

搭建押金

酒店都會在搭建進場前或者搭建當天收取搭建押金，大部分是收現(xiàn)金，有的也可以信用卡的預(yù)授權(quán)，一般在活動結(jié)束三日內(nèi)可以到酒店前臺憑借押金條領(lǐng)取。

搭建工作人員出入證的辦理

確定好工作人員數(shù)量，進場人員都需要攜帶身份證及押金（一般為20元/證）來辦理酒店的《出入證》。 

搭建前酒店重點區(qū)域的拍照留底

有些酒店很注意搭建過程中的磕碰，會在活動結(jié)束后，宴會負責人到會場重點區(qū)域（門、門框、演講臺等）進行檢查是否有磕碰、掉漆等，如有酒店方認定的新傷，會從搭建押金中扣除幾百甚至數(shù)千元的賠償金。為了不為之前的舊傷買單，搭建前一定要對會場重點區(qū)域進行拍照留底，有照片為證，以免造成不必要的扯皮及經(jīng)濟損失。

搭建前需對貨梯通道位置進行確定

進場搭建前，確定貨梯通道的位置十分重要。酒店電梯一般分客梯和貨梯，而搭建場地所用的器材是不允許走客梯的。一般情況下貨梯離活動場地都很近，便于運送貨物，提前確認好貨梯的位置，做好搭建部署，做到事半功倍, 提升工作效率。

需要酒店配合的部分提前整理逐條確認

一場優(yōu)秀的活動離不開各方的配合，酒店的配合也是極為重要的，會場的擺放形式，紙筆水、幕布投影等提供，活動中需要酒店予以配合的各項事宜均需提前與酒店方溝通，對分工進行明確。例如，活動中有簽約儀式、對話訪談，就需提前讓酒店方準備簽約桌椅、訪談沙發(fā)，諸如此類細節(jié)均需與酒店進行溝通確認。

以上只是北京飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動策劃公司列舉的幾項與場地相關(guān)的常見問題，還有更多細微末節(jié)需要溝通協(xié)調(diào)的地方，在這里就不一一列舉了。北京飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動策劃公司只是想告訴大家，一場活動的順利舉行，前期需投入大量的人工，除了活動策劃、視覺設(shè)計、物料采買等，更為重要的是與供應(yīng)商、酒店方進行活動事宜的對接及確認，確保各項事宜、各個環(huán)節(jié)都可以按部就班地進行，以此保證活動前期準備工作的落實，為活動順利進行打下堅實的基礎(chǔ)。

有沒有一個辦法，讓您既可以舉辦活動，又不用受上述問題之困擾？

您只需給北京飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動策劃公司的項目經(jīng)理打一通電話（15210600582），您的問題全部交給飛鳥創(chuàng)意來解決。 

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